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14 Zeitmanagement-Ideen für Unternehmer

Die Bedeutung des Zeitmanagements

Zeitmanagement ist genauso wichtig wie die Verwaltung einer anderen Ressource. Dieser wird jedoch von niemandem zurückgegeben, also behandle es mit Bedacht.

Zeitmanagement-Ideen

Die Nutzung der Zeit, also das effektive Zeitmanagement, sei es in der Unternehmensführung oder in anderen Bereichen, ist von größter Bedeutung. Wenn du es gut schaffst, hast du auch Energie für das Wachstum, wenn nicht, wird dir das Eichhörnchenrad zermahlen. Ich hatte das Glück, in den letzten Jahren mit vielen Unternehmern und Wirtschaftsführern zu sprechen, die meisten sind in Eile, fast immer in Zeitnot. Was kannst du tun?
Unternehmer müssen auch bedenken, dass ein Tag nur aus 24 Stunden besteht. Einige der folgenden Methoden werden von denen effektiver eingesetzt, die mehr Mitarbeiter beschäftigen. Sie hatten bereits auf ihrer eigenen Haut gelernt. Vermutlich wirst du früher oder später auch wachsen wollen und darfst du „nur“ 5 Leute hast, ist der Tag auch für dich bis zu 24 Stunden lang.

Das Thema Zeitmanagement ist so wichtig, dass es in die Curricula der Hochschulen aufgenommen wurde. Zu einem effektiven Zeitmanagement gehört es, gut mit der eigenen Zeit umzugehen. Und weil du mit Menschen zu tun hast, ist auch deren Zeitplan wichtig. Zeitmanagement bezieht sich somit zum einen auf Zeitmanagement und dessen Einsatz entsprechend den Unternehmenszielen, abgestimmt mit anderen Ressourcen des Unternehmens. Sehen wir uns einige nützliche Gedanken zum Thema Zeit und Nutzung an und schauen wir uns die 14 Punkte an:

1. Ist das Treffen wirklich notwendig?

Manchmal ist weniger mehr. Beginn mit der Prämisse, dass, wenn du etwas zu jeder Zeit tun kannst, für die eine beliebige Zeit zur Verfügung steht, es nie enden wird. Daher solltest du weniger oft ein Meeting abhalten, damit nur derjenige sprechen muss, der wirklich sprechen muss, und nicht derjenige, dem gesagt wurde, dass er sprechen muss.

Wenn das bedeutet, dass du hältst nur noch vierteljährlich eine Besprechung ab als zuvor wöchentlich oder täglich, tu dies. Dann wisse, was du sagen möchtest.

2. Plan der Meeting oder einen anderen Termin.

Natürlich ist der ideale Mitarbeiter immer einsatzbereit und erfüllt frisch den Willen des Chefs. Und die Geschichte endet hier. Ein schlecht gewähltes Datum beeinträchtigt die Effizienz. Was meine ich zur falschen Zeit? Montagmorgen, wenn es noch diejenigen gibt, die das Ende des Wochenendes/der Ferien noch nicht einmal mitbekommen haben, vielleicht Freitagnachmittag, wenn alle nach Hause gehen würden. Es kann natürlich je nach deinem eigenen Geschäft einen Unterschied geben, aber ich denke, du verstehst. Gleiches gilt für die Wahl der Tageszeit für die Sitzung. Wenn es ein Meeting ist und du weißt, dass die Mitarbeiter in dieser Zeitzone beschäftigt sind, muss ich sicher nicht sagen: Mach es ein anderes Mal.

Hier zu planen bedeutet nicht nur, dass du darauf achtest, wann es für die meisten Menschen gut ist. Planung und Vorhersagbarkeit durch andere bedeutet auch, sich dessen rechtzeitig bewusst zu sein. Obwohl das Leben Veränderungen bewirken kann, ist es eine gute Idee, im Voraus zu wissen, was auf einen zukommt. So kannst du sogar einen Ganzjahresplan veröffentlichen
(Es gibt keinen Grund zu verzweifeln, das reicht für den ersten Montag / 5. Tag eines jeden Monats usw.). Das macht es deinen und ihnen leichter.

Diese obige Beschreibung bedeutet das übliche Treffen, nicht wenn Sie Überstunden machen müssen, sei es wegen einer Gesetzesänderung oder einfach nur wegen eines engen Projekttermins. Aber ich hoffe, du verstehst, dass es nicht lebensecht ist, immer Überstunden machen zu müssen, weil es immer irgendeine Art von Brandbekämpfung gibt.

3. Was ist der Zweck des Treffens?

Der beste Weg, um zeitaufwändige Meetings zu vermeiden, besteht darin, zu wissen, wohin Sie von dort aus gehen möchten. Dieser Teil des Zeitmanagements ist der gleiche wie bei einem GPS. Wenn du weißt, wo du sich gerade befindest und ein konkretes Ziel hast, kannst du nicht mehr von Budapest nach London gelangen, indem Sie Tokio berührst.

Du kannst dies so tun, wie du es definierst, und das erwartest du von deinen Mitarbeitern. Oder frag jeden Teilnehmer: „Was ist das Ergebnis dieses Treffens?“ Tu dies, egal wie viele Personen an der Besprechung beteiligt sind, nur 1 oder 100 Personen. Wenn eine Gruppe das Ziel kennt, wird alles effizienter. Zumindest ist es einfacher, als dass sie keine Ahnung haben, was sie dort tun. Wenn sie es nicht wissen, musst du kein Meeting abhalten, bis das endgültige Ziel klar ist.

4. Wie viel Zeit? 5 Minuten oder 15 Minuten?

Der beste Weg, um Zeit zu sparen, besteht darin, dass eine wichtige Person wie ein Manager oder ein VIP dir plötzlich anruft, wenn du höflich fragst: „Ist das ein fünf- oder fünfzehnminütiger Anruf?“ Wenn es fünfzehn Minuten sind, plan einen Termin, der später zu euch beiden passt. So vermeidest du ungeplante Anrufe, die den ganzen Nachmittag verschlingen. Wenn sie dir zurückrufen, werden sie den Zeitrahmen von 15 Minuten respektieren, weil du sehr deutlich gemacht hast, dass du ihre Zeit schätzt.
Wenn du einen Rückruf angefordert hast, steh ihnen natürlich zu diesem Zeitpunkt zur Verfügung.

5. Sei geradlinig und auf den Punkt, wenn du kommunizierst

Dies ist die andere Seite des vorherigen Punktes. Wenn du rufst jemanden an, sei ehrlich und sag: „Ich weiß, dass Sie beschäftigt sind. Ich möchte nur eine Sache lösen und brauche dafür fünf Minuten. ” Sie werden sich geehrt fühlen, weil du ihre Zeit nicht verschwendet hast, du wirst einen guten Punkt bekommen und pünktlich mit deinem Tag sein.

So wie du später um Rückruf bitten kannst, gilt das auch für sie. Bereit sich auf diesen Anlass vor, damit du auch ein Date sagen kannst, das dir gut tut.

6. Lass mich zu dir zurückkehren

Es ist völlig in Ordnung, einen Moment innezuhalten und über eine Bitte oder ein Problem nachzudenken. Es ist besser, sich Zeit für ein Gespräch zu nehmen, nachdem man über eine Situation nachgedacht hat, als eine halbe Stunde lang zu telefonieren, bis man herausgefunden hat, was da los ist. Du kommunizierst direkter und sparst Zeit. Aber du musst wirklich zu ihnen zurückkommen.

7. Ist Beteiligung wichtig?

In einigen Fällen bist du nicht der Organisator des Meetings, aber du bist für ein Thema verantwortlich. Eine schnelle Möglichkeit, Zeit zu sparen, besteht darin, den Organisator der Besprechung zu fragen: „Muss ich an der Besprechung teilnehmen?“ Damit denkt der Veranstalter über den Zweck und das Ergebnis des Treffens nach. Möglicherweise stellen sie fest, dass sie dir jetzt nicht brauchen, aber du wirst anschließend über das Ergebnis benachrichtigt. Durch die Priorisierung der Anwesenheit kannst du vermeiden, Stunden in einer Besprechungssitzung zu verschwenden.

Das gleiche kann für deine Kollegen gelten. Nur weil du ein Meeting hast, ruf nicht alle zusammen. Für jemanden, dessen Thema für seinen Job irrelevant ist und der sich ohnehin nicht dafür interessiert oder wirklich unnötig ist (z.B. eine Grundausbildung für diejenigen, für die es zum Beruf gehört), ehren sie, indem sie ihnen die Möglichkeit bieten, abwesend zu sein. Schließlich geht es beim Zeitmanagement nicht nur darum, deine Zeit zu verwalten.

Beacht, dass dies nicht dasselbe Thema ist wie beim Teilen von Belohnungen. Wenn du jemanden für eine gute Leistung hervorheben möchtest, nimm sich Zeit und lass das Team da sein. Du würdest sich auch nicht wohl fühlen, wenn du nur eine SMS bekommen würdest oder dein Chef einen Kaffee in der Küchenzeile erwähnt, den der Verkehr dank dir verdoppelt hat.

8. Frag den Experten

Ich meine, delegieren. Viele Unternehmenslenker sind im (auch) Zeitmanagement schwächer, weil sie alles in einer Hand haben wollen. Es ist gut, alles zu verstehen, aber es gibt viele Situationen, in denen es effektiver ist, jemanden zu fragen. Dieser spezielle Spezialist kann für Geld antworten, aber du erhältst wahrscheinlich eine genauere Antwort, als du sich selbst in der gleichen Zeit gegeben hättest, und du kannst den Preis dieser Antwort möglicherweise wieder hereinholen.

Wenn dein Team mit einem Problem konfrontiert ist, für das niemand die Lösung kennt, verbring nicht stundenlang mit Brainstorming. Dies ist, wenn du die Frage stellen musst: „Wer kennen wir, der die Antwort kennt?“ Wenn du sich an einen Experten wendest, sparst du Zeit und Energie im Vergleich zu dem Versuch, etwas zu lösen, das nicht deine Aufgabe ist.

Das geht noch besser, wenn der Experte eine Gebühr erhebt, schließlich bindest du nicht deine eigene Kapazität zur Lösung des Problems.

9. Wer beschäftigt sich schon damit?

Der Aufbau eines Szenarios und die Zuweisung von Verantwortung an einen Projekt-/Projektmanager bauen Verantwortung und Vertrauen auf. Wenn es jemanden gibt, der das Projekt leitet, dann gibt es jemanden, auf den du sich verlassen kannst, um das Projekt zu verwirklichen. Auf diese Weise teilst du dem Rest des Teams mit, dass der Leiter die Verantwortung trägt, damit sie mehr Freizeit füreinander haben und du mehr Projekte bearbeiten kannst.

Freiwilliges Engagement ist eine gute Sache, aber wenn du ein effektives Zeitmanagement wünschst, stell sicher, dass es von einer kompetenten Person geleitet wird. Ich habe ein Beispiel gesehen, in dem jemand nur wegen seines Egos eine Führungspersönlichkeit sein wollte, was er leider nicht mit Professionalität unterstützen konnte.

10. „Sind wir mit der Bearbeitung der Frage fertig?“

Wenn sich dein Team in einer Strategiesitzung mit einem bestimmten Thema beschäftigt und du das Gefühl hast, das Problem so gut wie gelöst zu haben, aber die Leute reden immer wieder darüber. Der beste Weg, das Gespräch zu beenden und fortzufahren, ist zu fragen: „Haben wir dieses Problem gelöst, können wir weitermachen?“ Jeder hält inne und denkt über Ja oder Nein nach. Wenn ja, ist die Frage erledigt und wir können weitermachen. Wenn nicht, kannst du es mit den oben genannten Methoden lösen. Vielleicht brauchst du einen Experten oder du brauchst jemanden, der die Führung in diesem Thema übernimmt.

Dieses soll kein Selbstzweck sein, es geht nur darum, die Diskussion nicht in der Küchenzeile fortzusetzen. Ähnlich wie bei Hochzeiten: Wenn jemand Einwände hat, jetzt melden oder bleiben in der Stille.

11. Schreibe alles auf

Was immer du sagst, schreib es auf. Niemand hat ein makelloses Gehirn. Wenn es in einem Meeting gesagt wurde, send nach dem Meeting eine Rundschreiben-E-Mail darüber. Wenn du sich in einem geschäftlichen Gespräch befindest, schreib es auf, nur für sich selbst. Spätestens nach 1 Monat wirst du feststellen, dass du keine Ahnung hast, wenn du sich keine Notizen gemacht hast. Denk darüber nach, wenn du keine Ahnung von den Themen hast, die dir wichtig sind, was in den Köpfen anderer sein könnte.

Für ein größeres Unternehmen ist die Informationsweitergabe auch dann effizienter, wenn sie schriftlich nachweisbar ist. Ein Elefant von einem Floh aus der Schule muss bekannt vorkommen, und in deiner Firma wäre es genauso. Wenn die verbale Information das Ende der Zeile erreicht, hat sie einen völlig anderen Inhalt, auch wenn er nur 2 Stufen hat.

12. Lüften

Erwart keine Effizienz, wenn die Teilnehmer aus Luftmangel nur wie ein Fisch gähnen. Optimale Bedingungen zu schaffen ist oberstes Gebot. Vielleicht hast du es schon einmal erlebt, aber was du so ziemlich an einem Nachmittag an einem Ort machst, an dem es keine frische Luft gibt, wird es zu anderen Zeiten fast sofort beenden.

13. Kommunikationstechnologie zur Unterstützung des Zeitmanagements

Dein Unternehmen benötigt Systeme und Technologien, die dein Team in allen Abteilungen versorgen und die Datenbank wird ständig aktualisiert. Ob CRM oder andere Software, jeder nutzt aktuelle Kommunikationstechnologien, um Zeit zu sparen. Durch das Erstellen von Kommunikationsgruppen für jede Abteilung innerhalb dieser Technologie können Teams effektiver zusammenarbeiten.

14. Integrier die Mitarbeiterschulung in das System

Wenn du immer noch ein relativ kleines Unternehmen leitest, brauchst du möglicherweise nicht viel Zeit, um einen potenziell fluktuierenden Mitarbeiter zu schulen. Wenn du schlägst jedoch einen Wachstumskurs ein, musst du darüber nachdenken, wie es funktionieren wird, wenn du nicht nur 1 Mitarbeiter pro Jahr unterrichten musst. Wie geht man zeiteffizient mit einer Frage um, wenn die vorgegebene Frage im Training schon gestellt wurde, aber das Wissen verloren geht.
Ein neuer Kollege kann nicht nur durch Videos geschult werden, aber du kannst es sich nicht leisten, den ganzen Tag damit zu verbringen, fünfzig Menschen dieselbe Botschaft zu wiederholen. Du musst das Gleichgewicht dort finden, wo du sie triffst, um sich zu akklimatisieren, aber du sparst Zeit bei den Details, indem du sie auf eine Bildungsplattform verweist. Diese Plattform kann aus mehreren Videos oder interaktiven Quiz bestehen, an denen sie teilnehmen können. Auf diese Weise beantwortest du nicht die gleichen Fragen, aber sie fühlen sich willkommen und informiert. Auf diese Weise erhältst du Hunderte, wenn nicht Tausende von Stunden zurück.

Fragen:

  1. Welche kannst du im Bereich Zeitwirtschaft im eigenen Unternehmen anwenden?
  2. Welches wurde schon gemacht?
  3. Was siehst du (auch in deinem eigenen Unternehmen) als größtes Hindernis bei der Umsetzung jedes Elements? Wieso den?

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Dieser Artikel ist auf Englisch und Ungarisch verfügbar.
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